Een kennisbeheerder opent een vertrouwd artikel en merkt dat de oude suggestiefunctie niet meer bij het werk hoort. Het artikel zelf is nog bruikbaar. Alleen de snelkoppeling die trefwoorden en een beschrijving voorstelde, is verdwenen.
De praktische reactie is niet om de hele kennisbank opnieuw op te bouwen of een nieuwe assistent alle records te laten herschrijven. Vervang de verouderde suggestie door een beheerste redactiestap. Laat een voorstel maken, vergelijk het met het artikel, wijs een beoordelaar aan en bewijs dat medewerkers nog steeds het juiste antwoord vinden.
Microsoft meldt dat AI-suggesties voor trefwoorden en beschrijvingen van kennisartikelen op 15 december 2025 zijn afgeschaft. De ondersteuning eindigde op 31 januari 2026. De aanbevolen vervanging is Fill forms using Copilot. Dat is een productwijziging, maar het lastigste deel is operationeel. Een gegenereerd veld blijft een voorstel.
De oude suggestie is weg maar de velden blijven belangrijk
In de Microsoft uitleg over kennisartikelen heeft elk veld een echte taak. De titel beschrijft onderwerp en doel. Trefwoorden worden gebruikt bij het doorzoeken van de kennisbank. De beschrijving verschijnt in zoekresultaten en wordt ook gebruikt voor zoekmachineoptimalisatie.
- 1Leg de nulmeting vastBewaar huidige velden, eigenaar, taal en verwachte zoekvragen.
- 2Kies een gemengde setNeem eenvoudige, lastige, vertaalde en verouderde artikelen.
- 3Laat een voorstel makenAccepteer niet automatisch alle velden tegelijk.
- 4Beoordeel en zoekControleer betekenis, klanttaal en echte vindbaarheid.
- 5Schaal voorzichtig opWerk in kleine batches met herstelwaarden en een eigenaar.
Zwakke metadata veroorzaken een alledaags probleem. Een medewerker zoekt met de woorden van de klant, ziet drie vage resultaten, opent het verkeerde artikel en stopt. Gebruik eerst een controle op hiaten in de kennisbank om moeilijk vindbare artikelen te vinden. Ga niet uit van een defecte hele bibliotheek.
De officiële afschaffingsmelding verwijst naar het nieuwe invullen van formulieren. Die route neemt de noodzaak van heldere titels, natuurlijke zoektaal en inhoudelijk eigenaarschap niet weg.
Bewaar wat werkt voordat je iets verandert
Begin met bewijs en niet met instellingen. Leg voor een kleine testgroep de huidige titel, trefwoorden, beschrijving, taal, status, eigenaar en artikelcode vast. Noteer de zoekzinnen die medewerkers echt gebruiken en welk artikel ze verwachten. Zonder reproduceerbare nulmeting kun je geen verbetering aantonen.
Kies een gemengde steekproef. Neem een gemakkelijk vindbaar artikel, een specialistisch artikel, een artikel waarvoor klanten andere woorden gebruiken dan het bedrijf, een vertaling en een artikel met een verouderde beschrijving. Zo zie je verschillende fouten zonder de hele bibliotheek te riskeren.
Verdeel de rollen. De auteur bevestigt de betekenis. Een beoordelaar controleert de voorgestelde metadata. Een servicemedewerker zoekt met realistische klantwoorden. Gebruik dezelfde releasepoort voor wijzigingen met AI. Publiceer geen voorstel alleen omdat het systeem het maakte.
Test één artikel van schrijven tot vinden
Neem eerst één stabiel gepubliceerd artikel. Bewaar de bestaande waarden en laat daarna een titel, trefwoorden en beschrijving voorstellen. Beoordeel elk veld afzonderlijk. Keur niet alles goed omdat één onderdeel overtuigt.
Microsoft zegt dat trefwoorden worden gebruikt voor zoeken en door komma's worden gescheiden. Daardoor is de test concreet. Zoek met de klantterm, de interne serviceterm, een gangbaar synoniem en de exacte productnaam. Het bedoelde artikel moet verschijnen zonder dat meerdere irrelevante resultaten erboven komen.
| Veld | Goedkeuren wanneer | Afwijzen wanneer |
|---|---|---|
| Titel | Het klantprobleem en het doel duidelijk zijn | Interne vaktaal wordt herhaald of te veel wordt beloofd |
| Trefwoorden | Ze echte zoektaal en nuttige synoniemen bevatten | Ze breed, dubbel of inhoudelijk onjuist zijn |
| Beschrijving | Uitkomst, bereik en belangrijke beperking zichtbaar zijn | De tekst algemeen, wervend of onduidelijk is |
| Eigenaarschap | Eén persoon de wijziging kan uitleggen en goedkeuren | Een naamloos team of onbeheerde automatisering beslist |
| Vindbaarheid | Verwachte zoekopdrachten het juiste artikel geven | Mooier taalgebruik het artikel moeilijker vindbaar maakt |
Dit is een acceptatietest en geen vast schrijfsjabloon. Een korte handleiding voor het resetten van een apparaat heeft directe woorden nodig. Een beleidsartikel vraagt om de beleidsnaam, de klantactie en de uitzondering. Het veld moet zoeken ondersteunen.
Beoordeel betekenis vóór gemak
Copilot kan typewerk verminderen. Het kan niet zelfstandig bepalen of een term past bij de taal van klanten, of een regionale term in elke taal veilig is en of een beschrijving interne informatie weggeeft. Die beslissingen horen bij de beoordelaar.
Gebruik de logica van een scorekaart voor supportkwaliteit. Laat een inhoudelijk fout resultaat eerst zakken en kijk pas daarna naar stijl. Een nette beschrijving die de voorwaarden verandert, een veiligheidsgrens mist of het verkeerde product noemt, verdient geen gedeeltelijke goedkeuring.
Beoordeel vertalingen apart. Kopieer Engelse trefwoorden niet naar Arabisch, Russisch, Nederlands of Spaans wanneer mensen daar anders zoeken. Behoud technische namen waar nodig, maar test natuurlijke taal in elke versie.
Wijzig tijdens de proef ook niet tegelijk de artikeltekst, metadata en zoekinstellingen. Een betere uitkomst vertelt anders niet welke aanpassing hielp.
Verplaats de bibliotheek in beheerste batches
Na een geslaagde eerste proef kun je een kleine batch doen met dezelfde eigenaar en hetzelfde bewijs. Bewaar de vorige waarden lang genoeg om te vergelijken en terug te zetten. Deel fouten in naar oorzaak: zwakke broninhoud, onduidelijke titel, ongeschikte suggestie, ontbrekend synoniem, vertaling of zoekconfiguratie.
Microsoft beschrijft de fasen Author, Review en Publish en laat beoordeling toewijzen aan een persoon of wachtrij. Gebruik die bestaande cyclus in plaats van een los goedkeuringsproces zonder eigenaar.
Als de metadata deel uitmaken van een grotere AI-wijziging, test dan ook het antwoordpad. Een goede test van een websitechatbot controleert eerst of de juiste bron wordt opgehaald.
DripTell schrijft deze Dynamics 365-velden niet. De relevante rol ligt verderop: klantcontext en eigenaarschap zichtbaar houden in supportprocessen en AI-ondersteuning beheerst inzetten. De vervanging is geslaagd wanneer mensen sneller het juiste artikel vinden en de klant het juiste antwoord krijgt, niet wanneer elk leeg veld gevuld is.
Veelgestelde vragen
Wordt de oude suggestiefunctie nog ondersteund?
Nee. Microsoft noemt 15 december 2025 als afschaffingsdatum en 31 januari 2026 als einde van de ondersteuning.
Welke vervanging raadt Microsoft aan?
Fill forms using Copilot voor het genereren van trefwoorden en beschrijvingen. Behandel de uitkomst als een voorstel dat menselijke controle en een zoektest nodig heeft.
Moeten we alle artikelen tegelijk bijwerken?
Nee. Begin met een gemengde steekproef, bewaar de oude waarden en ga pas na een geslaagde test verder met kleine batches.
Hoe bewijzen we dat de nieuwe metadata beter zijn?
Gebruik realistische zoekvragen van klanten en medewerkers. Het juiste artikel moet gemakkelijker verschijnen zonder irrelevante inhoud omhoog te duwen, en een benoemde beoordelaar bevestigt de juistheid.
Hulp nodig bij deze handleiding?Vraag het DripTell-team
Van lezen naar doen
Hulp nodig om dit voor jouw bedrijf toe te passen?
Laat je gegevens achter. We nemen dit artikel als context en beginnen met een bruikbaar antwoord voor je team.
DripTell Editorial
Praktische uitleg, gecontroleerd door het product- en klantworkflowteam van DripTell.
Lees hoe DripTell productclaims controleert, primaire bronnen gebruikt en correcties verwerkt.
Redactioneel en bronnenbeleid
