Aceptar un ofrecimiento no confirma una cita. Para cubrir una cancelación sin duplicar promesas, comprueba disponibilidad, ofrece el hueco a una persona adulta y registra la reserva antes de confirmarla.
Nadie necesita conocer motivos de cancelación o atención. Coordina la cita sin solicitar información sanitaria ni valorar necesidades clínicas.
Comprueba que el hueco se puede ofrecer
Revisa el sistema de recepción. Comprueba la cancelación registrada, la disponibilidad y quién puede gestionarla. Una posible cancelación no permite ofrecer ese horario.
Evita reservas paralelas mientras esperas. Utiliza una reserva provisional o un acuerdo manual visible para quienes asignan citas. Sin protección, no digas que mantienes el horario reservado.
La página de administración sanitaria aporta contexto. La idoneidad clínica corresponde al personal cualificado mediante el procedimiento adecuado. No pidas síntomas ni explicaciones médicas para seleccionar destinatarios.
Selecciona por permiso y disponibilidad práctica
Elige a un adulto que solicitó avisos y cuyas preferencias encajen con lugar y horario. No necesita describir enfermedades para entrar en la lista. Utiliza datos administrativos necesarios.
Conserva permiso, ubicación y disponibilidad en la ficha de contacto. No guardes información sanitaria en etiquetas, etapas o notas privadas. Los compañeros necesitan entender la siguiente acción, no el motivo asistencial.
La política de WhatsApp para empresas exige consentimiento y respeto a las bajas. En Business Platform, iniciar conversaciones requiere plantillas aprobadas; se permiten respuestas libres dentro de su ventana de atención. Revisa estos requisitos para la mensajería por WhatsApp.
Envía ofertas individuales. Los grupos revelan quién contacta con la clínica, incluso sin detalles médicos. No preguntes motivos de rechazo. Rechazar una oferta no significa abandonar futuros avisos, salvo petición expresa.
Explica cuándo termina el ofrecimiento
Ejemplo hipotético: hay un hueco mañana a las 14:00 y un plazo hipotético de veinte minutos. Son ilustraciones, no referencias para todas las clínicas. Escoge un plazo que puedas atender.
Podrías escribir: «Hay una cita disponible mañana a las 14:00. ¿Le interesa? Responda hoy antes de las 11:20. Su respuesta solicita la cita; enviaremos la confirmación por separado. No envíe información de salud por aquí».
Sustituye mañana por la fecha concreta y añade zona horaria si corresponde. Aclara si mantienes el hueco durante el plazo. No sugieras una reserva que recepción no puede proteger frente a otra asignación.
La página de mensajes de utilidad de WhatsApp describe notificaciones sensibles al tiempo. No garantiza aprobar esta plantilla. Limita el mensaje a la cita, sin promociones ni servicios ajenos.
| Situación | Acción de recepción | Resultado del mensaje |
|---|---|---|
| Disponibilidad comprobada | Proteger el hueco antes de ofrecerlo | Oferta a una persona adulta |
| Aceptación dentro del plazo | Comprobar y registrar la reserva | Confirmación tras el registro |
| Rechazo del destinatario | Cerrar este ofrecimiento | No preguntar el motivo |
| Plazo vencido sin aceptación | Revisar respuestas pendientes | Oferta a la siguiente persona elegible |
| Aceptación después de liberar el hueco | Comprobar disponibilidad actual | Explicar que aún falta confirmar |
Asigna la confirmación a una persona
Asigna el ofrecimiento en la bandeja compartida. En DripTell, la asignación y las notas privadas facilitan el relevo. No reservan citas ni sustituyen comprobar la agenda.
Tras la aceptación, comprueba y registra la reserva. Después envía: «Su cita está confirmada para [fecha] a las [hora] en [lugar]. Contacte con recepción si necesita cambiarla». Omite el motivo asistencial.
Si desapareció el hueco, reconoce la solicitud y explica que no puedes confirmarla. No cambies el horario sin avisar. Pregunta si quiere otro ofrecimiento o permanecer en espera. La decisión corresponde al destinatario.
Detén los mensajes que ya no corresponden
Configura la automatización del seguimiento para pausar o terminar el recorrido correspondiente cuando responda el destinatario o intervenga un empleado. Pruébala: no toda respuesta detiene todos los mensajes programados en distintos recorridos.
Antes de pasar a otra persona, busca aceptaciones pendientes. Vencimiento, rechazo y reserva confirmada requieren acciones distintas. Haz visible esa diferencia sin diagnósticos ni tratamientos. Vencer el plazo no demuestra que el hueco siga disponible.
Preguntas frecuentes
Podemos ofrecer el mismo hueco a varios adultos
Evita ofrecimientos firmes simultáneos. Si preguntas por disponibilidad general, aclara que nadie tiene una cita reservada. Ese sondeo difiere de ofrecer un hueco protegido durante un plazo.
Qué hacemos si la respuesta llega tarde
Comprueba la disponibilidad actual. Una aceptación tardía no anula otra reserva confirmada. Explica la situación y ofrece mantener a la persona en espera. No prometas otra cita sin comprobarla ni sustituyas silenciosamente la anterior: solicita primero que el destinatario elija.
Un mensaje leído significa que la cita está aceptada
No. Entrega, lectura y aceptación son hechos diferentes. Confirma después de comprobar disponibilidad y registrar la reserva. Mantén las preguntas sanitarias fuera del intercambio, aunque alguien ofrezca detalles espontáneamente.
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