Менеджер базы знаний открывает привычную статью и замечает, что старого механизма подсказок больше нет. Сама статья по-прежнему полезна. Исчез только быстрый способ получить предложенные ключевые слова и описание.
Практическое решение состоит не в перестройке всей базы знаний и не в массовой перезаписи записей новым помощником. Замените устаревшую функцию управляемым этапом подготовки. Получите предложение, сравните его со статьей, назначьте конкретного проверяющего и докажите, что сотрудники по-прежнему находят правильный ответ.
Microsoft сообщает, что функция предлагаемых ИИ ключевых слов и описаний для статей базы знаний устарела 15 декабря 2025 года, а поддержка завершилась 31 января 2026 года. Рекомендованная замена называется Fill forms using Copilot. Это изменение продукта, но главная задача остается операционной. Сгенерированное поле является предложением, а не готовым решением.
Старая подсказка исчезла но поля остались важными
В руководстве Microsoft по статьям базы знаний у каждого поля есть назначение. Заголовок должен ясно передавать тему и цель статьи. Ключевые слова используются при поиске по базе знаний. Описание показывается в результатах поиска и также используется для поисковой оптимизации.
- 1Зафиксируйте базуСохраните поля, владельца, язык и ожидаемые запросы.
- 2Соберите выборкуДобавьте простые, сложные, переведенные и устаревшие статьи.
- 3Получите предложениеНе принимайте сразу все созданные поля.
- 4Проверьте и найдитеОцените смысл, язык клиентов и реальный поиск.
- 5Расширяйте осторожноРаботайте партиями с прежними значениями и владельцем.
Слабые метаданные создают простой сбой. Сотрудник вводит слова клиента, видит несколько расплывчатых результатов, открывает не ту статью и прекращает поиск. Сначала проведите проверку пробелов в базе знаний и найдите действительно трудные для поиска статьи, а не считайте сломанной всю библиотеку.
Уведомление Microsoft об устаревании указывает на новый способ заполнения формы. Оно не отменяет требования к понятным заголовкам, реальной лексике поиска и ответственному владельцу.
Сохраните рабочее состояние до изменений
Начните с доказательств, а не с настроек. Для небольшой тестовой группы сохраните текущие заголовки, ключевые слова, описания, языки, статусы, владельцев и идентификаторы статей. Запишите реальные поисковые фразы сотрудников и ожидаемый результат. Без воспроизводимого исходного состояния улучшение невозможно доказать.
Выберите смешанную выборку. Включите легко находимую статью, материал со специальной терминологией, статью, которую клиенты называют иначе, перевод и запись с устаревшим описанием. Такой набор показывает разные виды риска, не затрагивая всю библиотеку.
Разделите роли. Автор подтверждает смысл статьи. Проверяющий оценивает предложенные метаданные. Представитель службы поддержки ищет материал словами клиента. Используйте контрольный выпуск изменений ИИ. Не публикуйте предложение только потому, что его создала система.
Проверьте одну статью от авторства до поиска
Возьмите стабильную опубликованную статью. Сохраните ее текущие значения, затем получите предложения для заголовка, ключевых слов и описания. Проверяйте каждое поле отдельно. Не принимайте весь набор, если хорошо выглядит только одна часть.
Microsoft указывает, что ключевые слова участвуют в поиске и разделяются запятыми. Поэтому тест можно сделать конкретным. Выполните поиск фразой клиента, формулировкой сотрудника, распространенным синонимом и точным названием продукта. Нужная статья должна появляться без нескольких нерелевантных материалов перед ней.
| Поле | Принимать когда | Отклонять когда |
|---|---|---|
| Заголовок | Называет проблему клиента и цель статьи | Повторяет внутренний жаргон или обещает лишнее |
| Ключевые слова | Отражают живые запросы и полезные синонимы | Слишком широки, дублируются или меняют смысл |
| Описание | Передает результат, область и важное ограничение | Является общим, рекламным или скрывает аудиторию |
| Ответственность | Конкретный человек может объяснить и утвердить правку | Решение оставлено безымянной команде или автоматике |
| Поиск | Ожидаемые запросы возвращают нужную статью | Текст стал красивее, а статью найти сложнее |
Это критерии приемки, а не единый шаблон. Инструкции по перезапуску устройства нужны прямые формулировки. Для политики важны ее название, действие клиента и исключение. Поле должно помогать поиску, а не выглядеть умнее.
Проверяйте смысл раньше удобства
Copilot может сократить набор текста. Он не знает автоматически, совпадает ли предложенное слово с речью клиентов, подходит ли региональный термин для каждого языка и не раскрывает ли описание внутренние сведения. Эти решения остаются у человека.
Примените принцип из оценки качества клиентской поддержки. Сначала отклоняйте существенно неверный результат, затем оценивайте стиль. Красивое описание, которое меняет условия, теряет ограничение безопасности или называет другой продукт, не должно проходить частично.
Переводы проверяйте отдельно. Не копируйте английские ключевые слова в арабскую, русскую, нидерландскую или испанскую версию, если пользователи ищут иначе. Сохраняйте технические идентификаторы, где они нужны, но проверяйте естественные фразы каждого языка.
Не меняйте одновременно текст статьи, метаданные и настройки поиска. Иначе хороший результат не покажет, какое изменение помогло.
Переносите библиотеку небольшими партиями
После успешного теста расширьте работу на небольшую партию с тем же владельцем и теми же доказательствами. Сохраняйте старые значения до сравнения и возможности отката. Разбирайте причины неудач отдельно: слабый исходный текст, неясный заголовок, плохое предложение, пропущенный синоним, перевод или настройка поиска.
Microsoft описывает этапы Author, Review и Publish и позволяет назначить проверку человеку или очереди. Используйте этот цикл, а не отдельную процедуру без владельца.
Если метаданные входят в более широкий запуск ИИ, проверьте и путь ответа. Тест чатбота сайта помогает убедиться, что сначала найден правильный источник.
DripTell не создает эти поля Dynamics 365. Его роль начинается дальше по процессу: сохранять контекст и владельца в операциях поддержки и применять ИИ для обслуживания под контролем. Замена успешна, когда сотрудники быстрее находят верную статью и клиент получает правильный ответ, а не когда заполнены все пустые поля.
Часто задаваемые вопросы
Поддерживается ли старая функция подсказок?
Нет. Microsoft указывает дату устаревания 15 декабря 2025 года и окончание поддержки 31 января 2026 года.
Что Microsoft рекомендует вместо нее?
Fill forms using Copilot для генерации ключевых слов и описания. Результат все равно нужно проверить человеком и испытать в поиске.
Нужно ли обновлять все статьи сразу?
Нет. Начните со смешанной выборки, сохраните исходные значения и переходите к небольшим партиям только после успешного поиска.
Как доказать что новые метаданные лучше?
Используйте реальные запросы клиентов и сотрудников. Нужная статья должна находиться легче без подъема нерелевантных материалов, а назначенный проверяющий должен подтвердить точность полей.
Помочь применить это руководство?Спросить команду DripTell
От чтения к действию
Нужна помощь с применением этого подхода в вашей компании?
Оставьте контакты. Мы учтём материал, который вы читаете, и начнём с полезного ответа для вашей команды.
DripTell Editorial
Практические материалы, проверенные командой продукта и клиентских процессов DripTell.
Узнайте, как DripTell проверяет сведения о продукте, использует первичные источники и исправляет ошибки.
Редакционная политика и источники
